“Y el que tenga tienda, que la atienda”.
Son los principios básicos de supervisión de negocios, y que muchas veces se olvidan por diferentes razones: exceso de confianza; delegación de responsabilidades fundamentales en otras personas; por crecimiento del negocio, descuidando los controles internos, etc.
Sabemos que la operación de cualquier negocio independiente a su giro o naturaleza, requiere establecer controles internos para evitar sobresaltos o sorpresas no deseadas.
Uno de los principios básicos es el control del flujo de dinero, comúnmente conocido como cash flow. Anteriormente existían las cuentas de cheques mancomunadas, donde se aseguraban la autorización de gastos o compras, ahora con la digitalización existen diversas formas de realizar los cobros o pagos a terceros mediante transferencias electrónicas, por ello se debe controlar y restringir el password y el NIP autorizado.
Independiente a ello se debe verificar periódicamente los movimientos de ingresos y egresos y confrontarlos con la operación de la empresa, con la existencia de inventarios, compras, ventas y nóminas.
Lo anterior se puede realizar mediante una organización adecuada del trabajo, es decir, definir procesos, actividades y responsabilidades de cada uno, señalando las facultades para decidir. En la medida que crezca el negocio se deben implementar políticas, procedimientos y sistemas para asegurar la operación eficiente y productiva del negocio. Esto puede representar un tiempo engorroso donde parece que se distrae la operación por atender estas normas; sin embargo, son prácticas necesarias e indispensables no sólo para prevenir riesgos y sorpresas, sino para asegurar la eficiencia y competitividad de la empresa.
Son muchos gastos y desperdicios ocultos que se pueden evitar, como son las compras innecesarias, la duplicidad de funciones, los retrabajos por reclamos de los clientes, todos ellos son resultados negativos que recaen en la administración de la empresa.
Profesionalizar los negocios es imperativo, no basta con el emprendimiento, es necesario establecer los controles internos, que no por ello signifique liberar de la responsabilidad de supervisar el cumplimiento de objetivos y metas para realizarse en un tiempo específico.
Según datos disponibles, aproximadamente el 20% de las pequeñas empresas fracasan el primer año de operación. Al final del segundo año, aumenta al 30%, y para el quinto año, alrededor de 50% de las empresas habrán cerrado sus puertas. Durante una década, solo alrededor de 30% de las empresas siguen activas, lo que implica una tasa de fracaso del 70%.
Las principales razones son: falta de planificación, capital insuficiente, problemas de gestión, dificultades para diferenciarse de la competencia y no adaptarse a las tendencias de un nuevo mercado, etc.
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