¿Cómo dominar, administrar y controlar al tiempo? ¿Cómo hacerlo nuestro aliado y sacarle el mejor provecho? Todas son preguntas para el mejor de lo gurús de la administración. Las respuestas y recetas de cocina por supuesto se dan al por mayor; y ni que decir de los cursos especializados en la materia. Los ejecutivos están prestos a tomarlos no importando su costo, ya que de su aprendizaje cuelga el desarrollo de su carrera ejecutivo–empresarial. Pero la realidad es otra, la mayoría sale de estos cursos aplicando las mismas manías, actitudes y paradigmas anteriores.

Entonces, ¿cómo actuar para controlar ese factor no renovable? Lo primero es no hablar de “administración del tiempo”, sino de una “administración personal”. Es común el encontrarnos con la sensación de pasar todo el día en medio de una frenética y agotadora actividad y terminar dándonos cuenta de que no hemos logrado gran cosa. Esta situación genera una alta frustración en el trabajo y en la vida misma ya que buscamos que las cosas se resuelvan de inmediato. Es así porque todo resulta urgente, y restamos tiempo para lo que realmente es importante.

Bajo esta realidad la premisa  es estar el mayor tiempo ocupado, no importa en qué. Lo cierto es que nuestra productividad se resume en que el 80% del tiempo contribuye al 20% de resultados. El resto son imprevistos, urgencias, interrupciones, correcciones y en definitiva desorden. Y al final del día la clásica expresión; “todo el día estuve en friega”.

A final de cuentas se llena el tiempo con lo que sea o como sea. Simplemente tomamos nuestras actividades y las agrandamos o achicamos conforme nos convenga. Como si el estar ocupados nos salvara de el enfrentarnos con nosotros mismos.

Hoy en día el modus vivendi de los ejecutivos provoca un alto estrés; alta dinámica; innovación; búsqueda de mayor remuneración; alto status socio económico; jerarquía organizacional; rechazo al cansancio; viajes; capacitación; poder; sinergia y supervivencia organizacional. Ya saben; la crisis y un sin número de medallas adicionales y el resultado igual a un probable heart attack.

Estamos inmersos en una cultura de cambio tecnológico; lap tops, USB,  celulares multifuncionales y demás artefactos. La tendencia es hacia una mayor rapidez en los accesos, en las respuestas, y en la velocidad de los servicios. Con todo esto como novedad se están renovando las barreras preconcebidas de tiempo y espacio; dando como resultado una globalización absoluta. Necesitamos entonces aprovechar todas esas herramientas para un bien común y una mejor administración de nuestro tiempo.

Como sugerencia hay que dejar de lado los sistemas sofisticados que impiden el rápido acceso y la reducción del  tiempo; hay que convertirlas en tareas sencillas. Por otro lado se debe aprovechar el tiempo al máximo, sobre todo mientras esperamos en aeropuertos o salas restaurantes. Cuando vayamos a tomar decisiones es un buen consejo detenerse un poco, buscar alternativas, pensar y recopilar  información para optar por la decisión que más optimice nuestro tiempo.

Aprender a administrar nuestro tiempo y a planear nuestras actividades nos permitirá vivir la vida más proactivamente. No olvidemos que de todos los eventos que ocurren a diario unos podemos controlarlos y otros no. Si logramos administrarnos bien en aquellos que están bajo nuestro control tendremos como resultado una mayor productividad.