Desde Ecuador, Cristina lidera un equipo que reside a lo largo de toda América Latina: de Argentina hasta México, pasando, entre otros países, por Perú, Brasil y Costa Rica. Desde hace  tres años, se ha encargado de  traer y adecuar todas las iniciativas de e-learning de Mondelez International —un conglomerado multinacional dedicado a las industrias de la alimentación, confitería y bebidas— a la región.

¿Cómo es trabajar todo el tiempo a distancia? Hacerlo exige tanto a los líderes como a los trabajadores un set de habilidades, no sólo de organización sino de comunicación y de la forma en la que se relacionan con otros. Además, también presenta varios retos, como el mantener la motivación, la atención de todos los miembros  y el promover la sensación de cercanía a pesar de las distancias.

“Trabajar virtualmente tiene una cantidad de beneficios. No soy ciega a los distintos retos que trae también, pero tiene más ventajas”, asegura  Cristina, quien desde su casa lidera la mayor parte del tiempo a un equipo con varias personas a distancia.

Esta forma de trabajo es una modalidad del trabajo flexible y hoy es una realidad en muchas latitudes.  Según una encuesta a más de 26 mil gerentes senior sobre trabajo remoto realizada por Regus, 48% aseguró  laborar  de manera remota la mitad de las horas.

Así, la flexibilidad laboral es un esquema que cada vez ha ido ganando mayor importancia en el trabajo y hoy, en un mundo en el que se vive una escasez de talento generalizada, es usado por las organizaciones como una herramienta para atraer el talento hacia ellas. Según otro estudio de Regus,  63% de las empresas está implementando el trabajo a distancia.

Para el ser humano, gregario por naturaleza, el trabajo a distancia es un reto constante el cual exige mantener la motivación y precisamente esta sensación de cercanía.

Hay que entender que trabajar así no sólo se trata de enviar y recibir cadenas de correos electrónicos interminables de los trabajadores con los que se labora, sino también es necesario interactuar y en algunas ocasiones, y sobre todo cuando ésta es la única forma de trabajo, tratar de compensar la cercanía que no se tiene.

Por ejemplo. el equipo de Cristina se reúne una vez a la semana. Y ella tiene reuniones virtuales uno a uno con las personas que le reportan directamente cada dos semanas.

“Puede sonar raro, pero es posible  conectar con las personas y tener prácticas que simulan cercanía”, explica.

¿Un café?

Así como dos colaboradores se tomarían  un café  dentro de la oficina si se encontraran en la cafetería,  esta práctica es posible emularla de manera remota. Es necesario  dedicar un tiempo para hacerlo con los colaboradores de una manera esporádica.

“No es el mismo comentario el que haces en una junta al que haces en una cafetería. Tener estos cafés virtuales te permiten hablar de otras cosas diferentes al trabajo, tal como si estuvieras con alguien en persona. Son conversaciones muy valiosas”, explica Cristina.

Entre los retos, se encuentra el estar realmente ahí cuando se tiene una reunión virtual. Es muy fácil estar en  una llamada o una videollamada y empezar a distraerse con otra cosas. Es necesario aprender a ver a la persona sin verla físicamente. “Es necesario tener sensibilidad sin estar viendo con la mirada”, explica Cristina.

Se trata de parar un rato, escuchar el tono de voz al momento de conversar, de dar unos minutos iniciales para preguntar cómo está la otra persona. Justamente, el trabajo remoto tiene este riesgo.

“Yo puedo estar en una llamada pero estar respondiendo un Whatsapp o cuidando a mi hija. Genera mucha disciplina la práctica de estar presente, porque aunque no me ves, estoy concentrada en la otra persona, y eso se siente del otro lado de la pantalla”, explica ella.

En este mismo sentido, Cristina ha implementado una práctica al inicio de cada conversación, a la que denomina “Check in”, la cual consiste en preguntarle a la persona cómo está. No se trata de cualquier saludo, sino de hacer esta pregunta en el sentido emocional, lo cual permite conocer qué siente el otro y poderse comunicar mejor.

En general, el equipo busca conectar emocionalmente a través de juegos, dinámicas, de enviar fotos de sus familias a un chat de grupo que tienen: “Son formas de humanizar a la otra persona que está del otro lado de la pantalla”.

En un equipo que trabaja de manera remota es esencial que exista la confianza,  entre los miembros del equipo pero sobre todo del líder hacia el resto. Mark Dixon, fundador de Regus, una empresa global dedicada a ofrecer centros de trabajo y que se encarga de hacer investigación constantemente sobre el tema, asegura que muchos de los problemas del trabajo remoto se remontan a la capacidad de liderazgo del que está a la cabeza.

“En el trabajo remoto, el mejor desempeño de las personas se va a realizar cuando nadie las ve, pero ellas también van a cometer errores. En momentos de bajo desempeño, los gerentes quieren tener el ojo en los trabajadores para que estos hagan lo mejor”, explica.

Balance de vida

Cuando se trabaja de manera remota, es muy sencillo perder el balance de vida si no se le pone el orden necesario. No por trabajar en casa o en otro lugar que no es la oficina no se tienen que tener horas de entrada, salida, comida,  descanso o para estar con la familia.

Para Luis Ortiz, un economista especializado en la salud que ha trabajado de forma remota en distintas etapas de su vida laboral, organizarse fue esencial para guardar el equilibrio entre su vida y el trabajo.

“Es muy importante fijarse horarios  tanto para trabajar al menos un tiempo mínimo como para no volverte esclavo de la chamba”, asegura. Él cuenta que se fijaba horarios muy estrictos. Iniciaba a las 7 de la mañana, trabajaba muy intensamente de esa hora hasta las 10 de la mañana, iba al gimnasio de 10 a 11:30 y regresaba a trabajar de esa hora a las tres de la tarde.

Además de la disciplina, el lugar donde Luis trabajaba, aunque estaba en su misma casa, estaba separado físicamente del resto del espacio, así que esto le facilitaba trazar los límites.

Pero no sólo para tener balance de vida es necesario poner horarios. Esto también es clave cuando se trabaja de manera remota, sobre todo cuando los miembros del equipo están en una latitud diferente.

“Yo soy muy claro con la diferencia de horarios. Establecer desde el principio y de acuerdo con el timeline del proyecto, cuales son ‘las ventanas de tiempo’ de las que ambas partes disponemos para una comunicación directa.”, explica Vicente Ramírez, un diseñador que desde hace cerca de un año vive en Madrid y trabaja a distancia para un par de empresas mexicanas. Lo que se trate fuera de esas horas, se dejó claro que se va a resolver al otro día, así no genera frustración de ningún lado, asegura.

Para evitar malos entendidos, Vicente da acuse de recibo cuando le llega un correo electrónico. “Así se evita el ‘no me llegó’, ‘si te dije’, ‘se perdió en el ciberespacio’, etcétera”.

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