No cabe duda que el objetivo fundamental para el departamento de ventas es lograr superar las metas fijadas en el presupuesto. El reto es lograrlo a través de clientes que estén dispuestos a pagar,  lo cual realmente no es nada sencillo para los vendedores, más aún cuando las ventas tienen factores internos y externos que las determinan.

El primer obstáculo con el que se encuentran los vendedores es el crédito otorgado a los clientes por los departamentos contables, y desde luego la famosa cartera vencida; dolor de cabeza del más templado vendedor. Lo que es cierto es que me he encontrado con verdaderos campos de batalla entre las ventas y la contabilidad en una empresa.

En ese sentido la pregunta obligada en toda organización es ¿de quién debe depende el control de la cobranza? Para responder a la pregunta existen fuertes divergencias; la más fuerte  es que los vendedores con tal de facturar y vender más entregan material a diestra y siniestra a clientes morosos sin importar las consecuencias para la organización. Y cuando las cosas le salen mal al departamento de ventas, acusan al departamento contable por perder clientes debido a la falta de tacto y pericia en la negociación con los clientes morosos.

Sin embargo, y para un mejor reconocimiento del problema, es necesario dar cuenta de cómo se desarrolla en la realidad. Normalmente todo parte del tan codiciado pedido generado por el departamento de ventas que, en función de la existencia, factura el material y algunos vendedores se dan aún el lujo de facturar sin pedido, con la promesa de que ya está en trámite pero que súper urge el material. Los vendedores se paran de cabeza y logran su objetivo, lo cual provoca la cadena de errores. Cuando la cosa va de mal en peor, la factura o sale mal impresa, o hay errores en los montos; y por supuesto el cliente al momento de darse cuenta para el trámite deteniéndose así un proceso que desde el origen estuvo lleno de errores.

Pero, dentro de todo este drama quiénes son los responsables; aquellos del departamento de ventas o los de cobranza. En realidad los dos tienen responsabilidad, y lamentablemente por ambos lados se pierde el cliente o bien se descapitaliza la empresa. Pero, ¿qué es lo que se debe de hacer?

La respuesta desde mi punto de vista no es muy complicada; y en primera instancia es necesario reconocer que la responsabilidad de la negociación del pago debe quedar en manos de los vendedores, ya que ellos son los que saben negociar, aún mejor que los trabajadores del departamento de cobranza. Esta propuesta pudiera resultar descabellada para algunos amantes de los controles y los sistemas, pero les aseguro que da resultados.

Por otro lado es necesario tener un un buen sistema interno a prueba de errores, tanto en la elaboración de las facturas y sobre todo en mantener informado a la gerencia y a los vendedores del status de las fechas de vencimiento de cada una de las facturas.

El objetivo es darle el mejor servicio al cliente, mejorando nuestro sistema administrativo, creando y desarrollando la cultura de cero errores en todos los procedimientos internos, les aseguro que las cosas marcharan mucho mejor y los dolores de cabeza poco a poco irán disminuyendo.