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Da por sentado que no lo puedes hacer todo tú. Aunque te sientas con las habilidades necesarias y pienses que lo haces todo lo suficientemente rápido y bien, deberías pensar en delegarle responsabilidades y tareas a tu equipo. ¿Por qué? Porque entre otros beneficios, te dará tiempo de realizar las tareas realmente estratégicas para la empresa, además de que permitirá que tu gente desarrolle sus habilidades y potencialice su crecimiento.
“Sin una delegación eficiente no hay un buen desempeño colectivo”, asegura Juan Manuel Juárez Letechipía, consultor y fundador de LID Centro de Liderazgo. Sin embargo, no es una tarea tan fácil. Hay ciertos obstáculos que se le pueden atravesar a un líder en esta tarea, como el miedo a perder el liderazgo y valor en la organización, pero hacerlo trae en realidad el efecto contrario. Por ejemplo, sin no delegas, podrías estancarte, ya que tus propios jefes te ven como imprescindible para el equipo que lideras, así que promoverte no sería una posibilidad, da cuenta el libro The Busy Manager´s Guide to Delegation.
Tienes que estar consciente de que toma tiempo decirle a la gente qué es lo que quieres y cómo lo quieres. Además, también necesitarás tener paciencia para acompañarlos en todo el proceso, porque delegar no es asignar tareas a diestra y siniestra y sentarte en tu escritorio a esperar buenos resultados. Para comenzar, primero tienes que decidir qué responsabilidades dejarás bajo los hombros de tus colaboradores.
Qué sí y qué no
Pueden ser desde pequeñas tareas hasta proyectos completos. La primera pregunta que tienes que hacerte es, ¿qué tareas estás haciendo ahora que no requieren exclusivamente de tu conocimientos, habilidades y autoridad? Esta pregunta te ayudará a identificar las oportunidades. Siempre hay ciertas habilidades compartidas con el resto de tu equipo. Estas habilidades permitirán que puedas delegar. Haz una lista de esas tareas que puede realizar alguien más. Trata de que en la lista aparezcan las tareas completas, ya que esto hará sentir a aquel que le delegues el trabajo un mayor sentido de responsabilidad y evitará errores de comunicación al llevarlo a cabo, recomienda el libro “The Busy Manager´s Guide to Delegation”.
Ni lo pienses
Richard A. Luecke y Perry McIntosh, un par de especialistas en temas de publicidad y liderazgo, mencionan las tareas que no puedes delegar. Entre ellas está contratar a la gente. Puedes pedir opiniones ayudarán a enriquecer las perspectivas, pero la decisión siempre debe recaer en ti. Otra de las tareas que no le puedes dejar a alguien más es la de comunicar qué se espera del equipo y cuáles son las metas para el siguiente año; recuerda que tú eres el líder.
Aunque puede parecerte tentador para no tener que pasar un momento complicado, tú y sólo tú debes despedir al personal y disciplinarlo. Otra cosa que ni se te ocurra dejarle a alguien más, es alguna tarea que te haya encargado tu jefe. “Tu jefe, o alguien más, seguramente te delegó esta tarea en el entendido de que sólo tú puedes manejarlo. Tal vez el trabajo requiere un nivel de confianza y confidencialidad que a los ojos de tu jefe sólo tú tienes”, explica la guía.
¿Quién lo hará?
Debes conocer ampliamente a tu equipo y las habilidades que tiene cada miembro, así como su experiencia, explica María del Carmen Balcarcel , gerente de capital humano de Randstad.
Además, las características que debe tener esta persona para hacer la tarea correctamente son: tiempo disponible, interés en el trabajo, capacidad y fiabilidad, cercanía al asunto y potencial para beneficiarse con la asignación. La guia menciona que no vale la pena cargarle más trabajo a alguien que ya no se da abasto, ni pedirle a quien no sabe del asunto que lo haga. Esta persona debe tener las capacidades necesarias para desarrollarlo. “Si no encuentras a esa persona, busca a una confiable que pueda ser entrenada con tiempo para adquirir las competencias necesarias y hacer el trabajo”, explica la guía para delegar.
¡Sé claro!
Al asignar la tarea, tus instrucciones tienen que ser claras, concretas y tener un inicio y un fin, asegura Juárez Letechipía. “La mayoría de los líderes fallan en la claridad. Cuando les entregan dicen que no era de esa manera o cambian por completo. Necesitas ser 100% claro en dar una instrucción y validar que fue comprendida como tú querías”, asegura.
¿Cómo validarla? Es necesario que le preguntes a quien delegaste la tarea cuál es el primer paso que va a dar para verificar que entendió bien lo que le explicaste. Quién no ha dicho que sí, cuando en realidad no ha entendido nada.
Es necesario que el líder se haga responsable de la claridad de las indicaciones al validar los acuerdos con sus colaboradores.
“La mitad de los problemas que se generan en la delegación vienen por falta de claridad en las instrucciones”, explica el especialista.
Monitorea el progreso
Como líder, tienes la tarea de caminar junto a tu equipo. Es común malentender el término de delegar como una manera de deshacerte de pendientes.
Pero la realidad es muy diferente. “Necesitas couchearlos y tener una gran empatía, además de comunicación para trabajar junto con ellos. Delegar no es entregar y que alguien se haga cargo, sino como líder caminar al lado en cada una de las responsabilidades que delegas a tu gente”, explica Balcarcel.
Necesitarás paciencia, porque es un proceso largo y que seguramente implicará que el colaborador cometa errores. Lo peor que puedes hacer es no confiar en tu gente porque se equivoca, explica Juárez. Precisamente necesitas confiar en ellos, llevarlos de la mano al desarrollar el proyecto y asumir la responsabilidad de las equivocaciones que se generen en el camino. Una de tus tareas, es convertir a ese colaborador poco a poco en confiable a través de darle herramientas para poder desempeñarse mejor, siempre con tu apoyo, por supuesto.
